Sztuka pisania maili, jak je pisać?

Komunikacja jest kluczem do sukcesu. Oczywiście pod warunkiem, że jest skuteczna. Wbrew pozorom każde nasze słowo ma znaczenie, a jedna chwila nieuwagi może doprowadzić do wpadki. Niejednokrotnie przyszło nam patrzeć na polityków, biznesmenów czy chociażby celebrytów, którzy skazali się na pośmiewisko przez jedną niefortunną gafę. Na szczęście nie każdy z nas występuje na żywo w telewizji. Większość rzeczy załatwiamy dzisiaj drogą mailową od szukania pracy, przez kontakt z klientami na sprawach urzędowych kończąc. Nie każdy jednak wie, jak poprawnie napisać maila. Dziś omówimy sobie tę kwestię i podpowiemy jak pisać maile tak, aby inni chcieli je czytać!

Jak pisać maile formalne?

Zaczynamy od podstaw, maili formalnych. Tego typu maile dotyczą przeważnie korespondencji z urzędami, biurem obsługi klienta, firmami (jeżeli piszemy w roli klienta), czy też np. uczelnią.

Podstawową zasadą, która zresztą obowiązuje nas w każdego rodzaju korespondencji, jest poprawność gramatyczna. Maile z błędami ortograficznymi, brakiem przecinków, kropek, czy chociażby takie pełne literówek, nie tylko świadczą o naszej niekompetencji i braku wiedzy, ale także dają poczucie lekceważenia drugiej osoby. Dlaczego? Ponieważ w dobie internetu, mamy dostęp do dziesiątek narzędzi sprawdzających pisownię. Dosłownie trzy kliknięcia wystarczą, aby sprawdzić tekst i znaleźć potencjalne błędy. Nic to nas nie kosztuje, a może oszczędzić sporo wstydu.

Drugą sprawą jest sama forma wysyłanego maila. W przypadku maili formalnych musimy stosować odpowiednie zwroty grzecznościowe. Pisząc do firmy, zwracamy się per Państwo, niezależnie od tego, czy wiemy, czy nie, do kogo dokładnie trafi mail (sekretarka, dyrektor etc.).

W przypadku korespondencji uczelnianej lub po prostu wymianie maili z osobą na stanowisku naukowym, powinniśmy używać pełnego tytułu naukowego (Panie Profesorze, Panie Doktorze, Panie Magistrze itd.).

Jak pisać maile po angielsku?

Kolejnym rodzajem mailów, który przyprawia nas często o ból głowy są maile po angielsku. Tutaj również zalecamy przede wszystkim ostrożność w kwestii gramatyki i ortografii. Tak samo, jak w przypadku języka polskiego, znajdziemy w internecie odpowiednie narzędzia, które nie tylko sprawdzą naszą ortografię i interpunkcję, ale także sugerują poprawki tak, aby uzyskać jak najbardziej naturalny szyk zdania i ogólnie całej wypowiedzi.

Inną sprawą jest charakter wypowiedzi. W języku angielskim bardzo rzadko korzystamy z form grzecznościowych typu “pan” czy “pani”. Zamiast tego zwracamy się odbiorcy w drugiej osobie liczby pojedynczej, lub mnogiej.

Kwestią, na którą trzeba uważać najbardziej jest popularne korzystanie z translatora. Jest to oczywiście bardzo wygodne i skuteczne narzędzie, jednak trzeba umieć z niego korzystać. Nie wklejamy do tłumacza całych zdań, czy nawet całych maili. Uzyskamy z reguły w ten sposób bardzo nienaturalny, często niepoprawny logicznie tekst. Tłumaczymy wyłącznie pojedyncze wyrazy lub zwroty!

Jak pisać maile z ofertą?

Maile z ofertą to temat na cały odrębny poradnik. Poza samą poprawnością gramatyczną oraz stylem wypowiedzi musimy zadbać o to, w jakim świetle się przedstawiamy, jak przedstawiamy nasz produkt i najważniejsze: kwestię tego, aby zachęcić potencjalnego klienta do skorzystania z naszych usług. Kłania się nam tutaj język korzyści. Sztuczki perswazyjne mające chwycić klienta za kieszeń. Musimy tak przedstawić swoją ofertę, aby ktoś po drugiej stronie nie tylko, nie uznał naszego maila za spam, ale wczytał się w niego i wszedł z nami w interakcję. Na samym końcu musimy zawrzeć sprytny zwrot typu “call to action”, czyli zachęcenie kogoś, do tego, do czego dążymy całym mailem. Czym jest zwrot “call to action”? Są to bardzo dobrze nam znane slogany typu “sprawdź teraz”, “kup teraz”, “nie czekaj zamów” itd. Oczywiście tak oklepane frazesy dziś już nikogo nie przekonują, dlatego tak ważne jest dostosowanie języka do naszego potencjalnego targetu.

Jak pisać maile służbowe?

Ostatnim typem maila, który chcemy dziś poruszyć, jest mail wysyłany do współpracowników. Tutaj kwestia jest prosta i wynika z polityki firmy i charakteru naszej pracy. Jeżeli pracujemy w małym, zgranym zespole złożonym z osób, które znamy bardzo dobrze – stosujmy luźną formę wypowiedzi. Sztywna komunikacja pozbawiona elementu ludzkiego to relikt przeszłości. Piszmy tak, aby po pierwsze nie tworzyć między sobą dystansu (jeżeli nie jest to uzasadnione) i po drugie nie naruszać cudzej strefy komfortu. Ostatnio bardzo popularną polityką stosowaną nawet przez duże firmy i korporacje jest imienna komunikacja i zwracanie się do siebie na “Ty”, nawet do osób piastujących wyższe od nas stanowisko. Ktoś mógłby powiedzieć, że jest to nie do przyjęcia, jednak odpowiednio wdrożona polityka otwartości to nie tylko lepsza atmosfera w pracy, ale także łatwiejsza i bardziej efektywna komunikacja. Łatwiej jest przecież napisać “Hej Kasia, potrzebuję raportu z wczorajszego spotkania na jutro.” niż “Szanowna Pani Katarzyno, proszę o przygotowanie raportu z dnia 30.11.2018 w trybie pilnym, nieprzekraczającym dnia jutrzejszego.”. W ten sposób nie tylko ocieplamy wizerunek firmy, ale także zmniejszamy presję wynikającą ze sztywnego, nieprzyjaznego pracownikowi formalnego trybu komunikacji.

Nie znaczy to jednak, że pozwalamy sobie na wszystko. Szacunek do drugiej osoby, świadomość hierarchii (nawet jeżeli nie zaznaczamy jej w każdej naszej wypowiedzi) oraz poprawność gramatyczna nadal nas obowiązuje (w obie strony).