212 kosztów firmowych w pracy zdalnej!

Nie ma co ukrywać, świat staje się coraz lepiej skomunikowany, a ludzie dążą do bycia swoimi własnymi szefami, to wszystko sprawia, że powstaje wiele nowych działalności jednoosobowych, które z powodzeniem mogą działać jednocześnie w sektorze online jak i fizycznym. Dla wielu nowych działalności temat kosztów firmowych i tego co można, a czego nie można zaliczać do kosztów uzyskania przychodu, stanowi niemały problem. Dlatego dzisiejszym wpisem postaram się podpowiedzieć jak najwięcej na temat firmowych kosztów, aby wiedzieć, które pozycje możesz w nich rozliczyć, aby nie narazić się na nagłą kontrolę Urzędu Skarbowego lub kary finansowe.

Dodatkowo trwająca już niespełna rok pandemia wywołana wirusem Sars-CoV-2 sprawiła, że coraz większa grupa drobnych przedsiębiorców rezygnuje z wynajmu biura, na rzecz pracy zdalnej. Rozwiązanie to z pewnością pozwoli zredukować część kosztów firmowych, takich jak wynajem biura lub lokalu, parking czy dojazdy, jednak przyniesie również szereg nowych wydatków. Część z nich z łatwością da się wliczyć w koszty uzyskania przychodu. Jednak dla wielu koszty firmowe to dość niejasna sprawa i jeśli w grę wchodzą większe kwoty łatwo można narazić się na problemy. Bez wątpienia należy pamiętać, że:

Zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyłączeniem wszystkich tych wydatków, które zostały wyszczególnione w art. 23 ww. Ustawy. Tym samym wachlarz wydatków, jakie możesz ponieść na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej jest dość szeroki. Poniżej postaram się wskazać główne typy wydatków, które z powodzeniem możesz wliczyć w koszty uzyskania przychodów i tym samym obniżyć wysokość wymaganego podatku dochodowego:

Sprzęt elektroniczny i biurowy, jaki zaliczymy do kosztów firmowych:

1 Laptop – nie będziesz w stanie prowadzić działalności bez jednego z podstawowych narzędzi, jakim jest odpowiedni komputer. Aby w pełni spełniał swoje zadanie musi posiadać odpowiednie parametry, dostosowane do typu prowadzonej działalności.

2 Komputer stacjonarny – jeżeli laptop to za mało, możesz zdecydować się na wybór sprzętu stacjonarnego. Kosztem mobilności zyskujesz większą wydajność za tą samą cenę.

3 Kamerka – trwająca od niespełna roku pandemia przeniosła znaczną część spotkań do sieci. Aby realizacja spotkań on-line mogła przebiegać sprawnie będziesz potrzebował profesjonalnej kamerki, która zapewni stabilny i ostry obraz Twojej osoby, lub przedmiotów, które chcesz zaprezentować.

4 Mikrofon – pozostając przy temacie wideokonferencji nie sposób zauważyć, że mikrofony wbudowane w urządzenia zwykle nie gwarantują odpowiedniej jakości dźwięku. Jeśli zatem często prowadzisz telekonferencje bądź szkolenia on-line, to będziesz mógł bez problemu rozliczyć zakup mikrofonu w kosztach działalności.

5 Części do laptopa lub komputera – sam laptop to jedno, ale czasami potrzebujemy coś w nim usprawnić, czasami coś się zepsuje, a czasami potrzebujemy mieć w zapasie na przykład drugą baterię, którą użyjemy będąc poza biurem lub, kiedy odłączą nam prąd.

6 Torba na laptopa – umożliwi Ci sprawne przemieszczanie się po mieście lub pomiędzy klientami.

Akcesoria do laptopa lub komputera – mając już odpowiedni komputer powinieneś zadbać o zapewnienie sobie podstawowych akcesoriów takich jak:

7. mysz,
8. klawiatura,
9. głośniki.
10. Dodatkowo pomocny może się okazać drugi monitor, który bardzo usprawnia pracę.
11. dysk zewnętrzny, który umożliwi Ci bezpieczne przechowywanie kopii zapasowych. Myślę, że nie powinno być problemu, żeby jako koszt firmowy zaliczyć nawet dwa takie urządzenia i to z wyższej półki. Bezpieczeństwo danych jest nie do ocenienia, a jeśli w backupach będą też dane klientów, to przy okazji lepiej zabezpieczymy kwestię RODO w naszej działalności.
12. Urządzenie wielofunkcyjne– w zależności od tego, jak wiele dokumentów wytwarzasz podczas pracy inny typ urządzenia będzie dla ciebie najlepszy. Jednak decydując się na zakup drukarki ze skanerem warto już zawczasu zainwestować w urządzenie z opcją dwustronnego drukowania.

Możesz również kupić osobno:

13. drukarkę – klasyczny koszt firmowy
14. skaner.
15. Niszczarka– szczególnie w przypadku działalności, w której masz kontakt z danymi osobowymi, w tym w szczególności danymi wrażliwymi. Po ustaniu okresu wymaganej archiwizacji musisz mieć możliwość bezpiecznego zniszczenia dokumentów.
16. Maszyna do bindowania– jeśli prowadzony przez Ciebie typ działalności wymaga odpowiednio estetycznego oprawiania dokumentów, maszyna ta pozwoli Ci oszczędzić sporo kosztów firmowych związanych z oprawą dokumentów na zewnątrz.
17. Gilotyna– wszelkiego rodzaju typowe urządzenia biurowe, które będziesz wykorzystywał na potrzeby prowadzonej działalności, możesz spokojnie rozliczyć w kosztach firmowych.

Okablowanie – aby sprzęt mógł sprawnie działać konieczne będzie dokupienie odpowiedniego okablowania, tym samym w koszty prowadzonej działalności wrzucić można wszystkie przewody, w tym:

18. listwy zasilające,
19. kable, w tym HDMI
20. pozostałe niezbędne przewody.
21. Telewizor– tutaj uzasadnienie musi ściśle wiązać się z typem prowadzonej działalności. Jeśli działasz w branży związanej z reklamą lub mediami żaden Urząd nie powinien podważyć zasadności tego zakupu. Telewizor może być przydatny także jeśli zajmujesz się programowaniem aplikacji działających na smart TV. Pamiętaj jednak, że jest to dość ślizgi koszt i wielu urzędników może zakwestionować jego niezbędność. Najłatwiej będzie nam wpisać taki koszt firmowy jeśli będzie znajdował się on wyłącznie w miejscu pracy, a nie w prywatnym mieszkaniu.
22. Konsola– podobnie jak w przypadku telewizora powinieneś mieć możliwość uzasadnienia tego wydatku w związku z prowadzoną działalnością. Nie ma co ukrywać, że jest to koszt tylko dla wąskiej grupy osób. Rozliczyć mogą go na pewno testerzy gier czy oprogramowania.
23. Telefon komórkowy– w dzisiejszych czasach jest to jedno z podstawowych narzędzi pracy przedsiębiorcy. Decydując się na jego zakup powinieneś bez trudu móc rozliczyć go w kosztach prowadzonej działalności. Nie ma tu znaczenia czy będzie to najnowszy Iphone czy używany telefon numeryczny z 2005 roku. Co więcej – jeśli przykładowo testujesz aplikacje, gry mobilne, oprogramowanie lub nawet tworzysz strony internetowe i sprawdzasz ich responsywność to możesz zakupić do testów kilka telefonów z różnymi systemami operacyjnymi, żeby sprawdzić czy testowane podmioty właściwie zachowują się na każdym sprzęcie.
24. Tablet– jeżeli podczas kontaktów z klientami potrzebujesz niewielkiego urządzenia ze stałym dostępem do Internetu, to będziesz mógł pozwolić sobie na zakup tabletu, który następnie rozliczysz w kosztach prowadzonej firmy.
25. Ekspres do kawy– o ile w przypadku firm zatrudniających pracowników żaden urzędnik nie powinien dyskutować z zasadnością takiego wydatku, tak w przypadku działalności jednoosobowej warto wskazać, że ekspres będzie Ci potrzebny w celu organizacji spotkań z kontrahentami i klientami, nie powinien on też znajdować się w miejscu zamieszkania, a w siedzibie firmy.

Sprzęt fotograficzny:

26. Aparat fotograficznylub kamera – jest przydatny w wielu branżach, szczególnie w przypadku sprzedaży, gdzie musisz fotografować produkty przed wrzuceniem ich na platformy sprzedażowe. Jednak nie tylko tam będzie on potrzebny. Jeśli prowadzimy bloga – potrzebujemy zdjęć, jesteśmy aktywni w SM – aparat potrzebny, przyda się on nawet do dokumentacji procesów, do przesyłania zdjęć dokumentów i tym podobnych, tym samym żaden Urząd nie powinien podważać zasadności jego zakupu.

Mając profesjonalny aparat nie możesz zapomnieć o niezbędnym do jego prawidłowego funkcjonowania sprzęcie, który również możesz wliczyć w koszty firmy:

27. blendy,
28. lampy,
29. obiektywy,
30. tła fotograficzne lub green screen,
31. statywy,
32. pokrowce – aby bezpiecznie i wygodnie transportować cały sprzęt,
33. dodatkowe baterie,
34. karty pamięciw ilości kilka oraz dodatkowe porty do ich bezpiecznego i sprawnego podłączania.

Licencje i chmury:

35. System operacyjny – aby Twoje urządzenia mogły działać legalnie i miały zapewnione stałe aktualizacje powinieneś zakupić system operacyjny.
36. Pakiet biurowy Office – podstawowy pakiet narzędzi, jak np. Office 365 z pewnością nie powinien zdziwić żadnego urzędnika. Pozwala on na sprawne realizowanie wszystkich podstawowych zadań w prowadzonej działalności.
37. Specjalistyczne oprogramowanie – jeżeli typ prowadzonej przez Ciebie działalności wymaga wykorzystania specjalistycznego oprogramowania to z łatwością może być rozliczony jako koszt prowadzonej działalności.
38. Obsługa licencji – w tym instalacja, konfiguracja, migracje oraz wsparcie techniczne, czyli wszystkie te działania, z których realizacją możesz sobie sam nie poradzić, a są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Twojego komputera.
39. Chmura – niezależnie jak dobry sprzęt kupisz, warto zadbać o zachowanie kopii na zewnętrznych serwerach. Zakup chmury w dzisiejszych czasach nie jest już żadną nowością i może być z powodzeniem rozliczany w kosztach firmowych.

40 CRM – odpowiednie bazy CRM znacząco usprawniają pracę każdego, również niewielkiego przedsiębiorcy. Tym samym wydatek związany z zakupem systemu nie powinien wzbudzić niczyich wątpliwości.

Wyposażenie biura jako koszty firmowe:

Meble – podczas dostosowywania mieszkania prywatnego do roli biura lub wyposażania wynajętej przestrzeni będziesz musiał zakupić dodatkowe meble, które pozwolą Ci wygodnie realizować swoje zadania. Możesz z powodzeniem rozliczyć w kosztach firmowych takie pozycje jak:

41 biurko,

42 fotel biurowy,

43 szafa

44 regał

45 dodatkowe krzesła dla klientów.

Drobny sprzęt i akcesoria – każdy przedsiębiorca wie, że oprócz podstawowych mebli konieczne będą dodatkowe, drobne sprzęty takie jak:

46 lampka, która pozwoli doświetlić miejsce pracy nawet późnym wieczorem.

Dodatkowo w kategorii tej rozliczyć możesz takie elementy jak:

47 uchwyty do monitorów,

48 papier,

49 długopisy, ołówki, markery.

Elementy dekoracyjne – tutaj oczywiście nie należy nadmiernie przesadzać. Kupno luksusowego dywanu może budzić wątpliwość, ale:

50 standardowy dywan,

51 firanki,

52 zasłony – z pewnością będą mogły być rozliczone jako koszt dostosowania pomieszczenia pod biuro.

53 Żaluzje – w słoneczne dni nie sposób wyobrazić sobie pracy bez odpowiedniej osłony przed promieniami słońca.

54 Rolety – podobnie jak żaluzje, z pewnością przydadzą Ci się podczas pracy w domowym biurze. Możesz bez obaw wpisać je jako koszt uzyskania przychodu.

55 Wiatrak – z roku na rok mamy do czynienia z coraz bardziej upalnym latem, tym samym, aby zwiększyć komfort pracy możesz zakupić wiatrak, który ochłodzi Cię w te szczególnie upalne dni.

56 Klimatyzacja – pozycja szczególnie uzasadniona w przypadku działalności wymagającej zachowania odpowiedniej temperatury, jednak nie powinno być problemu z jej rozliczeniem nawet w typowej działalności jednoosobowej prowadzonej w domowych warunkach.

57 Dodatkowe ogrzewanie – jeśli w Twoim domu jest zimno, możesz z powodzeniem zakupić dodatkowy grzejnik elektryczny, który będzie wykorzystywany w pomieszczeniu biurowym.

Akcesoria biurowe – nie sposób prowadzić firmy bez odpowiednich akcesoriów. Wszelkiego rodzaju drobnych akcesoriów, takich jak:

58 długopisy,

59 ołówki,

60 zakreślacze,

61 korektory,

62 akcesoria kreślarskie,

63 karteczki indeksujące,

64 spinacze biurowe,

65 tusze,

66 tonery.

Wszystkie tego typ akcesoria możesz rozliczyć jako koszt prowadzonej działalności. Musisz tylko pamiętać, że drogie pióro czy długopis może być uznane jako koszt reprezentacji i tym samym nie będzie uwzględniony w rozliczeniu.

Czystość w biurze to również element kosztów firmowych:

Środki czystości – nikogo nie powinno dziwić to, że zamierzasz zapewnić czystość w miejscu prowadzonej działalności. Wszelkiego rodzaju środki czystości możesz z powodzeniem zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodu. Prowadząc działalność poza miejscem zamieszkania, lub jeśli przyjmujesz często klientów w domu, możesz rozliczyć wszelkiego rodzaju:

67 płyny do mycia podłóg,

68 płyny do mycia szyb,

69 płyn do mycia naczyń,

70 płyny do WC,

71 Mając odzież roboczą bez trudu rozliczysz również w kosztach prowadzonej działalności proszek do prania

Sprzęt do zachowania czystości – prowadząc biuro, również w domu, musisz dbać o zapewnienie odpowiedniej czystości, a przy tym nie masz obowiązku wykorzystywać w tym celu domowych urządzeń. Kupno takich narzędzi i sprzętów jak:

72. odkurzacz,
73. mop,

74 miotły i szufelki są jak najbardziej uzasadnione i mogą być rozliczone w kosztach uzyskania przychodu.

75. Środki konserwujące – jeżeli posiadany przez Ciebie sprzęt i elementy wyposażenia wymagają odpowiedniej konserwacji to wszelkiego rodzaju środki konserwujące będziesz mógł zakupić na firmę, a następnie odliczyć od przychodu.

Remont:

76. Malowanie – konieczność odświeżenia pomieszczenia, które w zamyśle ma stanowić Twoje domowe biuro możesz z powodzeniem rozliczyć jako koszt uzyskania przychodu. Oczywiście malowanie obejmować powinno wyłącznie tę powierzchnię, która będzie przeznaczona do celów związanych z prowadzeniem działalności.
77. Wymiana okien – nowe okna pozwolą nie tylko zachować ciepło wewnątrz pomieszczenia, ale dodatkowo skutecznie stłumią hałasy z zewnątrz. Tym samym są w pełni uzasadnioną potrzebą prowadzonej działalności.
78. Wymiana drzwi – podobnie jak w przypadku malowania, możliwość wymiany drzwi i rozliczenia ich w kosztach działalności dotyczy wyłącznie tych, prowadzących bezpośrednio do Twojego biura.
79. Izolacja akustyczna pomieszczenia – jeśli tylko w zakresie prowadzonej przez Ciebie działalności zachodzi potrzeba odpowiedniego wygłuszenia biura, koszt takiej inwestycji będziesz mógł z łatwością rozliczyć w kosztach firmowych.
80. Dorobne naprawy bieżące – jeśli w Twoim domowym biurze ulegnie uszkodzeniu ściana, np. w wyniku zalania, albo ktoś wybije Ci szybę w oknie, to oczywiście koszty związane z bieżącymi naprawami również będziesz mógł rozliczyć w działalności firmy.
81. Wykonanie prac – jako przedsiębiorca nie masz obowiązku samodzielnie wykonywać prac remontowych. W koszty działalności możesz wrzucić usługę wykonawstwa.

Rachunki i opłaty w firmie to koszty:

82. Abonament RTV – jeżeli opłacasz abonament RTV, a przy tym telewizor bądź radio udostępniasz w miejscu, w którym oczekują klienci, powinieneś bez problemu móc rozliczyć ten wydatek w kosztach prowadzonej działalności.
83. Abonament za telefon – aby móc rozliczyć abonament za telefon powinieneś podpisać umowę na firmę. Wówczas żaden urząd nie będzie mógł podważyć tego wydatku.
84. Abonament za Internet – sprawa wygląda podobnie jak w przypadku telefonu. Mając umowę na firmę możesz wrzucić wydatek w koszty prowadzonej działalności, dodatkowo istnieje coś takiego jak ulga na Internet, z której można skorzystać podczas rocznego rozliczenia z urzędem skarbowym.
85. Część czynszu za mieszkanie – tutaj konieczne będą skrupulatne wyliczenia, które pozwolą odnieść się wyłącznie do tej części lokalu, która jest przeznaczona na prowadzoną firmę.
86. Internet mobilny – z pewnością przyda Ci się dodatkowa porcja Internetu na różnego rodzaju wyjazdach służbowych.
87. Opłata za media – oczywiście nie sposób pominąć tej płatności. Prowadząc działalność we własnym domu możesz zauważyć znaczący wzrost rachunków za wodę czy prąd. Takie płatności, po przeprowadzeniu stosownych wyliczeń będziesz mógł odliczyć od przychodu. Pamiętaj jednak, że koszty te muszą być proporcjonalne do części, którą przeznaczyłeś na cele firmowe. Jeśli masz więc mieszkanie z kilkoma pomieszczeniami, a jedno z niech stanowi Twoje biuro – powinieneś wyliczyć jakim procentem całego lokalu jest to jedno pomieszczenie.

Edukacja? Jak najbardziej:

88. Książki branżowe – każdy przedsiębiorca powinien stale doskonalić swój warsztat oraz być na bieżąco z najważniejszymi informacjami w jego branży.
89. Czasopisma branżowe – podobnie jak książki, są skarbnicą cennych informacji i nowości w Twojej dziedzinie. Możesz spokojnie prenumerować ulubione czasopismo, a opłaty związane z jego zakupem rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu.
90. Szkolenia – zarówno te podnoszące kompetencje twarde jak i miękkie mogą stanowić koszt uzyskania przychodu.
91. Studia – powinny być ściśle związane z tematyką prowadzenia działalności, aby nie zostały uznane za cel prywatny.
92. Studia podyplomowe – podobnie jak te wyżej, jeżeli będą ściśle związane z prowadzoną przez Ciebie działalnością, to czesne, materiały edukacyjne czy transport na uczelnię będziesz mógł odliczyć od przychodu.
93. Warsztaty rozwojowe – podobnie jak wszystkie pozostałe pozycje w tej kategorii powinny prowadzić do zwiększenia Twoich umiejętności wymaganych w prowadzonej działalności. Jeśli tylko spełniają to kryterium, to możesz śmiało rozliczyć je w kosztach firmy.
94. Kursy językowe – każdy kurs języka obcego, który będzie potrzebny w kontaktach biznesowych możesz z powodzeniem rozliczyć w kosztach firmowych.
95. Konferencje naukowe lub branżowe – jeśli tylko udział w nich jest płatny, będziesz mógł rozliczyć je jako koszt uzyskania przychodu.
96. Opłaty członkowskie – za przynależność do organizacji profesjonalnych i/lub certyfikujących jak między innymi Konfederacja Lewiatan.

Reklama i promocja naturalnie zalicza się do kosztów firmowych:

97. Logotyp – opracowanie odpowiedniego logo jest podstawowym elementem reklamy, bez którego dalsza promocja może być utrudniona. Zaraz po zdobyciu klientów zadbaj o opracowanie profesjonalnego logotypu, a FV za niego wrzuć w koszty firmowe.
98. Zastrzeżenie znaku towarowego – jeżeli w Twojej działalności powstają towary wymagające zastrzeżenia, to możesz spokojnie korzystać z takiej możliwości, bez obaw o trudności w późniejszym rozliczeniu wydatku.
99. Wizytówki – pozwolą Ci łatwiej pozostawić kontakt dla potencjalnych kontrahentów. Nie będą stanowiły podstaw do odrzucenia przez Urząd.
100. Projekt strony internetowej – jako przedsiębiorca działający w innej branży nie musisz mieć zdolności do opracowania własnej strony internetowej. Koszt jej projektu możesz rozliczyć z urzędem.
101. Domena – jako niezbędne elementy strony www mogą być rozliczane jako koszt działalności.
102. Hosting – żadna strona www nie będzie funkcjonować bez wykupionego hostingu. Tym samym żaden urzędnik nie podważy Ci tego punku w rozliczeniu kosztów uzyskanego przychodu.
103. Aplikacja mobilna – chcąc być dostępnym dla jak największej grupy odbiorców powinieneś rozważyć stworzenie własnej aplikacji mobilnej. Pozwoli to Twoim klientom wygodnie korzystać z twoich produktów i usług, a Ty będziesz mógł ten wydatek odliczyć od przychodu.
104. Pozycjonowanie – typowy koszt związany z reklamą bez problemu może być rozliczony jako koszt firmowy. Skorzystanie z usług SEO, firmy takiej jak cortary.pl zapewni Twojej firmie widoczność w Google, renomę i stały napływ nowych klientów. Tutaj wydatki firmowe niemal nie mają ograniczeń bo i zwracają się w mgnieniu oka.
105. Optymalizacja strony internetowej – profesjonalna strona Internetowa powinna być odpowiednio zoptymalizowana, dlatego koszt związany z taką usługą bez trudu rozliczysz z Urzędem Skarbowym.
106. Wsparcie techniczne – jako laik musisz mieć zapewnione stałe wsparcie profesjonalistów, którzy zadbają o to, by Twoja witryna była przejrzysta i przyjemna w odbiorze. Śmiało wrzucaj więc w koszty firmowe korzystanie z usług specjalistów technicznych.
107. Google AdWords – jedna z popularniejszych metod reklamy z pewnością nie wzbudzi podejrzeń u urzędników.
108. Reklama w mediach społecznościowych – rozwój social-mediów sprawił, że znaczna część promocji przeniosła się właśnie tam, jednak nie musisz się obawiać, ten wydatek też z łatwością rozliczysz w kosztach firmy. Należy jednak pamiętać, że otrzymasz zagraniczną fakturę, a w wielu biurach księgowych takie wydatki są dodatkowo płatne. Nie zdziw się więc, jak testowo wydasz 5 zł na dotarcie do większej liczby odbiorców na Facebooku, a za zaksięgowanie takiej faktury zapłacisz 3 razy tyle. Działania w mediach społecznościowych również możesz zlecić profesjonalnym firmom marketingowym, takim jak cortary.
109. Współpraca z influencerami – jako, że spora część działań marketingowych przeszła do takich miejsc jak blogi, Facebook czy Instagram, warto rozważyć współpracę ze znanymi i obserwowanymi osobami w sieci. Wybierając właściwe osoby można szybo i skutecznie dotrzeć z produktem do szerokiego grona odbiorców. Jako wydatek promocyjny bez przeszkód współpraca taka będzie mogła być rozliczona w kosztach prowadzonej firmy.
110. Zakup baz mailingowych – samodzielne tworzenie baz mailingowych bywa czasochłonne, a niekiedy nie przynosi oczekiwanych rezultatów. Kupując gotową bazę masz większą pewność, że wskazane adresy e-mail są aktualne, dzięki czemu Twoja reklama trafi do większej grupy odbiorców.

Reklama tradycyjna – jako podstawowe narzędzia promocyjne może stanowić koszt działalności. W kosztach działalności możesz rozliczyć reklamę w:

111 telewizji,

112 radio,

113 prasie.

114 PR – choć wydatek ten zwykle dotyczy większych przedsiębiorców to prowadząc małą firmę również możesz sobie pozwolić na usługi PRowe.

115 Spotkania branżowe – zarówno organizowane przez Ciebie, jak i te, w których uczestniczysz mogą być rozliczone w kosztach działalności.

Udział w targach – jedną z ciekawszych form promocji jest udział w targach branżowych. Pozwalają one w prosty sposób zaprezentować ofertę potencjalnym klientom i kontrahentom. Jednak udział w nich wiąże się z licznymi wydatkami, w tym:

116. wynajmem powierzchni wystawowej i stoiska oraz jego udekorowanie,
117. przygotowaniem materiałów promocyjnych,

118 oraz niekiedy wynajmem hostess. Wszystkie wydatki związane z udziałami w targach będziesz mógł bez przeszkód rozliczyć w kosztach firmowych.

Drobne akcesoria biurowo – reklamowe:

Pieczątki – choć koszt jednej nie wydaje się wysoki, to po podliczeniu wydatków związanych z kupnem:

119 pieczątki firmowej,

120 imiennej,

121 datownika,

122 pieczątki za zgodność uzbiera się spora kwota, którą warto wrzucić w koszty prowadzonej działalności.

123 Tablice korkowe – niezależnie od tego, czy będą Ci służyły do lepszej ekspozycji kluczowych zadań, czy informowania klientów o Twoich osiągnięciach, możesz z powodzeniem rozliczyć je jako koszty uzyskania przychodu.

124 Tablice suchościeralne – szczególnie jeśli prowadzisz działalność związaną z usługami szkoleniowymi, ale nie tylko tam. Każdy przedsiębiorca może w kosztach firmowych dodać narzędzia, które mają na celu usprawnić jego pracę.

125 Flipchart – jest niezwykle pomocny podczas opracowywania koncepcji, dlatego na pewno nie zadziwi żadnego urzędnika.

126 Rzutnik – jeśli tylko prowadzona przez Ciebie działalność wymaga wyświetlania różnego rodzaju prezentacji, to możesz rozważyć zakup rzutnika, wpisując go w koszt prowadzonej firmy.

Podróże służbowe to również nieodłączny element kosztów firmowych:

127 Diety – zgodne z obowiązującymi stawkami określonymi w rozporządzeniu.

128 Nocleg – zgodnie z obowiązującymi stawkami określonymi w rozporządzeniu.

Transport własny:

129 VAT od zakupu pojazdu – w wysokości 50% może być rozliczony jako koszt działalności.

130 Amortyzacja pojazdu – jeśli pojazd jest wpisany do ewidencji środków trwałych możesz dokonać odpisów amortyzacyjnych i traktować je jako koszty firmowe.

131 Paliwo – w przypadku pojazdów będących majątkiem firmy lub po podpisaniu umowy użyczenia możesz rozliczyć 75% lub 20%, w przypadku pojazdu prywatnego, wykorzystywanego do celów firmowych.

132 Części zamienne – analogicznie jak w przypadku paliwa, możesz rozliczyć 75 lub 20%.

Płyny i elementy eksploatacyjne, w tym:

133. płyn do spryskiwaczy – także może być kosztem firmowym,

134. olej też zaliczymy do kosztów firmowych,

135. płyn chłodniczy również zaliczymy do kosztów firmowych,

136. żarówki do samochodu firmowego – poniekąd zaliczymy do kosztów firmowych,

137. wycieraczki też na poczet do kosztów firmowych,

138 klocki hamulcowe – koszty te są ściśle powiązane z użytkowaniem samochodu, tym samym mogą być rozliczone w kosztach firmowych.

Podstawowe ubezpieczenia pojazdu mogą być rozliczane w działalności firmy, w tym:

139. OC również może należeć do kosztów firmowych,
140. NNW,
141. ACmożesz rozliczyć w przypadku pojazdu ciężarowego bez limitu, w przypadku auta osobowego do wartości 150 000zł
142. Raty leasingowe– dotyczy wyłącznie części kapitałowej raty. Odsetki muszą być księgowane w całości.
143. Opłaty za przejazdy – wiele polskich, ale i zagranicznych autostrad wymaga uiszczenia opłaty za przejazd. Jeżeli tylko podróż samochodem odbywa się w celach służbowych, wówczas bez trudu będziesz mógł wydatek ten rozliczyć od kosztów prowadzonej działalności.
144. Pielęgnacja pojazdu – niezależnie od tego czy masz auto służbowe, czy samochód prywatny wykorzystujesz do celów służbowych, na ważne spotkanie powinieneś pojechać w czystym samochodzie. Jednak nie musisz się obawiać, ponieważ wszelkie wydatki związane z czyszczeniem i pielęgnacją pojazdu będziesz mógł rozliczyć w działalności firmy.

145 Wymiana opon – prawo nakłada na Ciebie obowiązek stosowania opon dostosowanych do warunków zewnętrznych. Jeśli wykorzystujesz samochód w działalności firmowej, wówczas będziesz mógł rozliczyć zakup odpowiednich opon oraz usługę wymiany w kosztach firmy.

Transport alternatywny jako koszty firmowe:

146 Taksówka, Uber – bywają sytuacje, w których będziesz musiał dojechać do klienta korzystając z usługi transportu zewnętrznego. Wówczas zadbaj o to, by dysponować rachunkiem lub FV, by wrzucić wydatek w koszt firmy.

Transport zbiorowy – jeśli dojeżdżasz do stałych klientów lub magazynu komunikacją zbiorową wówczas bez problemu powinieneś rozliczyć koszt:

147 biletu okresowego

148 biletów jednorazowych.

Zakup jednośladu – niezależnie od tego, czy będzie to:

149 motocykl,

150 skuter,

151 motorower, zakup ten będzie podlegał takim samym zasadom rozliczenia, jak w przypadku samochodu osobowego, a przy tym ograniczy koszty związane z paliwem.

152 Rower – jeśli preferujesz ekologiczny sposób przemieszczania się, możesz z powodzeniem wliczyć w koszty uzyskania przychodu wydatki związane z kupnem roweru do celów działalności.

Bilety – jeżeli podróż służbowa wiąże się z koniecznością:

153 przelotu samolotem to również przykład kosztów firmowych o ile został poniesiony właśnie na te cele,

154 bądź dojazdu PKP,

155 PKS, to z pewnością będziesz mógł koszt takiego biletu rozliczyć w ramach prowadzonej firmy. Przestrzegam jednak, że koszt podróży na wczasy z pewnością wzbudzi czujność urzędników i może skutkować rychłą kontrolą.

Pracownicy i współpracownicy to również koszty firmowe:

156. Koszty umów o pracę, dzieło i zlecenie – zatrudnienie dodatkowego wsparcia, nawet na krótką chwilę, generuje dodatkowe koszty, które z łatwością rozliczysz jako koszty firmowe.

157 Dodatkowy sprzęt – zatrudniając dodatkowe osoby musisz się liczyć z tym, że nawet prowadząc działalność w domu będziesz musiał zapewnić im odpowiedni sprzęt, w tym komputer i telefon oraz meble – biurka i krzesła biurowe.

Catering – zatrudniając pracowników będziesz mógł z powodzeniem rozliczyć koszty związane z zakupem podstawowych napojów i przekąsek, w tym:

158 kawy,

159 herbaty,

160 mleka,

161 przekąsek.

Opłaty i ubezpieczenia, czyli ciąg dalszy kosztów firmowych:

Składki – wszelkie niezbędne składki dotyczące Twojej osoby możesz rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu. Do kategorii tej zaliczamy wszystkie płatności dokonywane na rzecz:

162 ZUS

163 US

164 Odsetki od kredytów – jeśli posiadasz zobowiązania firmowe możesz wrzucić w koszt uzyskania przychodu część odsetkową rat kredytu.

Ubezpieczenie – jako swoiste zabezpieczenie źródła przychodu wszelkiego rodzaju ubezpieczenia mogą być rozliczane, jako koszt uzyskania przychodu, niezależnie od tego, czy będzie to ubezpieczenie:

165 mieszkania,

166 majątku,

167 firmy.

168 Koszt prowadzenia rachunku – jako, że powinieneś posiadać dedykowane konto firmowe, wszelkie koszty związane z jego prowadzeniem możesz rozliczyć, jako koszt uzyskania przychodu.

Koszt usługi obcych – jeśli typ prowadzonej przez ciebie działalności wymaga korzystania z dodatkowych usług, takich jak m.in.:

169 sprzątanie,

170 ochrona,

to wszelkie wydatki związane z ich zakupem możesz rozliczyć w kosztach firmy.

Straty są kosztem firmowym:

171. Strata podatkowa – choć sama w sobie nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, to możesz połowę jej wartości odliczyć od dochodu w kolejnych 5 latach.

Strata niezawiniona – oczywiście liczę na to, że nigdy Cię to nie spotka, jednak życie bywa przewrotne. W przypadku:

172. kradzieży,
173. zniszczenia majątku,

nie w skutek rażącego niedbalstwa, bądź celowego działania, możesz wpisać stratę w koszt działalności – musi ona być odpowiednio udokumentowana protokołami policji i wewnętrznymi.

Pozostałe przykłady kosztów firmowych:

174. Outsourcing – pracując zdalnie możesz podjąć decyzję o tym, by część zadań zlecać na zewnątrz, wówczas koszty związane z outsourcingiem będziesz mógł uwzględnić, jako koszt uzyskania przychodu i wrzucić w firmowe koszty.
175. Księgowość – wydatki związane z prowadzeniem księgowości możesz odliczyć od przychodu i również potraktować jako koszty firmowe.
176. Wynajem wirtualnego biura – jeśli nie chcesz, żeby korespondencja firmowa przychodziła na Twój adres domowy, możesz skorzystać z opcji wirtualnego biura, które będzie gromadziło Twoją pocztę. Taki wydatek będziesz mógł z łatwością ująć w kosztach firmowych.
177. Wynajem biura na godziny – z kolei jeśli nie czujesz się komfortowo zapraszając klientów do domu, to z powodzeniem będziesz mógł rozliczyć koszt biura na godziny w kosztach uzyskania przychodu.
178. Wynajem wirtualnej sekretarki / asystentki – usługa stosunkowo nowa, jednak cieszy się sporym zainteresowaniem. Wraz z rozwojem firmy możliwe, że będziesz musiał skorzystać ze wsparcia, wirtualnej sekretarki, czyli osoby, która będzie odpowiadać za nadzór nad Twoją korespondencją lub wykonywać za Ciebie inne bardziej lub mniej złożone czynności. To rozwiązanie pozwoli Ci oszczędzić środki związane z zatrudnieniem pracownika, a dodatkowo odciąży Cię od obowiązków. Więcej na temat wirtualnej asystentki pisałem tutaj: https://biznesomania.com.pl/66-pomysl-na-biznes-wirtualna-asystentka-va

Profesjonalne usługi zewnętrzne – jeżeli nie jesteś pewien swoich zdolności fotograficznych, bądź filmowych możesz z powodzeniem zlecić ich wykonanie specjalistom.

179. Koszt wideo-relacji
180. fotografowanie towarów na sprzedaż będziesz mógł ująć w kosztach działalności firmy.
181. Copywriting – prowadzenie profesjonalnego bloga firmowego czy tworzenie treści na stronę wymaga lekkości pióra i czasu. Jeśli nie dysponujesz jednym i drugim możesz z powodzeniem zlecić opracowanie treści profesjonalnemu copywriterowi, który wykona za Ciebie to zadanie.
182. Opłaty skarbowe – wszelkie opłaty naliczane podczas ubiegania się o różnego rodzaju zaświadczenia i decyzje możesz rozliczyć jako koszt działalności.
183. Opłaty notarialne – jeśli w ramach prowadzonej firmy poniesiesz jakiekolwiek koszty notarialne, również będziesz mógł je rozliczyć w kosztach prowadzonej działalności.
184. Konsultacje prawne – jeżeli tylko konsultujesz się w kwestiach typowo związanych z prowadzeniem działalności możesz z powodzeniem rozliczyć koszt porady prawnej.
185. Zlecenie opracowania umów – jeżeli nie czujesz się na siłach, by stworzyć profesjonalną umowę sprzedaży bądź współpracy, możesz zlecić jej przygotowanie specjalistom. Wówczas całą wartość wystawionej faktury będziesz mógł rozliczyć jako koszt firmowy.
186. Wynajem powierzchni magazynowej – niektóre typy działalności będą wymagały wynajmu dodatkowej przestrzeni magazynowej, Wówczas tego typu koszt możesz rozliczyć jako koszt prowadzonej działalności.
187. Wynajem powierzchni specjalistycznej – jeżeli w trakcie prowadzenia działalności będziesz potrzebował dostępu do profesjonalnej powierzchni np. laboratoryjnej lub informatycznej, wówczas koszt jej wynajmu będziesz mógł ująć w rozliczeniu firmy.
188. Zewnętrzne archiwum – powierzchnia Twojego domowego biura jest ograniczona. Jeśli zaczyna brakować Ci miejsca na archiwizację dokumentów, to bez przeszkód możesz wynająć dedykowane do tego miejsce, a FV wrzucić w koszty prowadzonej działalności. Dodatkowo zyskujesz bezpieczeństwo danych.

Imprezy  – zatrudniając pracowników, również w formie zdalnej, masz możliwość rozliczenia kosztów firmowych związanych z organizacją:

189. imprez okolicznościowych
190. imprez integracyjnych.

Należy jednak zachować w tej kwestii umiar, aby nie wzbudzić podejrzeń urzędników.

191. Odzież firmowa – jeżeli w swojej działalności potrzebujesz odpowiedniej odzieży roboczej, koszt jej zakupu możesz odliczyć w ramach kosztów firmowych.
192. Systemy alarmowe – prowadząc działalność w domu warto zadbać o dodatkowe zabezpieczenie majątku. Zakup odpowiednich systemów alarmowych oraz ich implementacja będzie mogła być z powodzeniem rozliczona w kosztach działalności. Co ciekawe – w niektórych przypadkach do kosztów ochrony obiektu da się nawet zaliczyć psa i wydatki na przykład na karmę dla niego. Jest to jednak bardzo specyficzny temat i lepiej będzie skonsultować go z księgową.
193. Obiady lub kolacje biznesowe – wydatek ten musi być ściśle powiązany z Twoją działalnością. Część spotkań biznesowych prowadzonych jest podczas obiadu lub kolacji w wykwintnej restauracji. Jednak nie masz obowiązku ponosić tych kosztów firmowych z własnej kieszeni. Jednak, aby nie narazić się na niepotrzebne kontrole, warto odpowiednio udokumentować taki koszt. Możesz zachować zaproszenie skierowane do kontrahenta.
194. Drobne upominki dla kontrahentów – jeżeli wybierasz się na ważne spotkanie z kontrahentami warto wręczyć im drobny upominek. Jednak pamiętaj, by kwota na niego przeznaczona nie była przesadnie wygórowana. Wówczas możesz się narazić na niepotrzebne problemy.
195. Opłaty związane z uzyskaniem patentów – jeżeli uzyskanie patentu jest niezbędne do prowadzenia działalności, wówczas z pewnością wydatek taki zostanie zaakceptowani przez urzędnika i zasili pulę Twoich kosztów firmowych.
196. Opłaty za dostęp do określonych danych – bywają typy działalności, w których będziesz musiał wykupić określone informacje, jak np. numer księgi wieczystej. Wówczas, jeżeli tylko wydatek taki jest konieczny do podejmowanych działań, będziesz mógł odliczyć go od przychodu.
197. Zakup półproduktów – jeżeli wytwarzasz coś we własnym domu, to będziesz do tego potrzebował odpowiednich półproduktów. Żaden urzędnik nie podważy zasadności ujęcia wydatku, jaki na nie poniesiesz.
198. Zakup towarów na dalszy handel – coraz popularniejszą formą biznesu jest kupowanie produktów po tańszej cenie, a następnie dalsze ich sprzedawanie z narzuconą marżą. Jeżeli prowadzona przez Ciebie działalność polega na sprzedaży produktów gotowych, to wszystkie nakłady związane z ich zakupem będziesz mógł zaliczyć do kosztów firmowych.
199. Opłaty za transport produktów – jeżeli w prowadzonej przez Ciebie firmie musisz przewozić towary, to koszty ich transportu możesz rozliczyć w kosztach firmowych.
200. Koszt działań windykacyjnych – oczywiście liczę na to, że nigdy nie będziesz musiał korzystać z takiej usługi. Jeśli jednak w wyniku prowadzonej działalności będziesz musiał walczyć o swoje należności, to usługę wsparcia profesjonalnych windykatorów również będziesz mógł ująć jako koszt firmowy.
201. Porada księgowa – była już porada prawna to musi być i księgowa. Często biura rachunkowe oferują jedynie rozliczanie faktur kosztowych i przychodowych, ale nie interesują się optymalizacją podatkową bądź nie biorą na siebie ciężaru odpowiedzialności za wrzucenie w koszty czegoś nieoczywistego. W takich sytuacjach warto czasami poświęcić kilkaset złotych, żeby zmniejszyć podatki o kilka tysięcy.
202. Pomoc biur rachunkowych – poza pojedynczymi poradami możemy skorzystać z usługi biura rachunkowego, chociażby w celu uzyskania pozytywnej interpretacji o ulgi takie jak IP BOX. Takie koszty jak najbardziej zasilą poczet naszych firmowych wydatków.
203. Do kosztów firmowych zaliczysz również tak podstawowe przedmioty jak zeszyty, kartki – te zwykłe jak i nietypowe, jak kartki kolorowe, usztywniane, półprzeźroczyste i inne.
204. Innym podstawowym przykładem kosztów firmowych są chociażby baterie paluszki, które użyjesz do zasilenia posiadanych urządzeń firmowych.
205. Kindle lub inny czytnik ebooków – śmiało taki wydatek możesz potraktować jako sprzęt służący do zdobywania wiedzy – czytania branżowych książek. Co ważne – książki jakie czytasz nie muszą dotyczyć wyłącznie Twojej branży, możesz uczyć się z nich także bardziej ogólnych zagadnień, jak negocjacje, zarządzanie, sztuka prezentacji i tym podobne. Urządzenie może posłużyć nawet do przechowywania czy prezentacji pojedynczych dokumentów.
206. Subskrypcja ebooków – jeśli dużo czytasz i chcesz mieć łatwy dostęp do wielu książek w jednym miejscu to rozważ zakup czytnika ebooków z punktu wyżej. Jeśli już go masz, to nie musisz ograniczać się do czytania na nim pojedynczych PDF-ów. Możesz zakupić licencję chociażby w takim miejscu jak Legimi.
207. Mata pod fotel – być może ten punkt powinien znaleźć się w sekcji wyposażenia biura, ale wpadł mi do głowy na końcu, a zmiana numeracji zajęła by mi chyba z 20 minut 😀 Jest to świetny przykład zabezpieczenia biura, zamiast wydawać pieniądze na lakierowanie parkietu co pół roku, możemy zabezpieczyć podłogę mającą kontakt z obrotowym fotelem. Koszt takiej maty to od kilkunastu do kilkuset złotych.
208. Research – czasami dotarcie do pewnych grup bywa trudne, a niemal zawsze jest czasochłonne. Żeby lepiej dopasować swój produkt lub usługę do danej grupy odbiorców możesz korzystać z usług badania opinii i rynku, a taki koszt firmowy potraktować jako inwestycję w rozwój.
209. Garnitur – jeśli potrzebujesz go na spotkania z klientami, jak najbardziej możesz wrzucić go w koszty firmowe. Tak samo sprawa wygląda z koszulą czy eleganckimi butami. Musisz jednak pamiętać, że ubrania reprezentacyjne możesz zaliczyć do kosztów firmowych jako materiał reklamowy, czyli wszystkie elementy garderoby muszą posiadać przynajmniej małe logo firmy.
210. Smartwatch – użyteczne narzędzie usprawniające pracę = koszt firmowy.

211. Słuchawki ANC (wygłuszające) – przydatne w podróży i biurze, kiedy chcemy odciąć się od otaczającego nas hałasu i szumu – świetne żeby skupić się na pracy.

212. Przesyłki – zarówno przesyłki kurierskie, jak i pocztowe w formie listów i większych pakunków możemy zaliczyć do kosztów firmowych i to nie tylko jeśli sprzedajemy produkty fizyczne, które wysyłamy klientom. Czasami musimy przesłać dokumenty czy odesłać firmowe sprzęty do serwisu.

Dobre praktyki księgowania kosztów firmowych

Nie ulega wątpliwości, że do każdego kosztu firmowego, na który się powołujesz powinieneś mieć fakturę lub rachunek oraz możliwość sensownego udokumentowania, że dany koszt jest dla Ciebie przydatny i wpływa na przychód lub zabezpieczenie przychodu. Do niektórych kosztów firmowych dobrze jest mieć także inne dowody, że taki koszt faktycznie został poniesiony, jak chociażby posiadanie tego przedmiotu w biurze, a w przypadku dóbr znikających, jak kolacja biznesowa posiadać zdjęcie z niej, lub chociaż zaproszenie. Żeby być pewnym, że faktura nie będzie podważona, najlepiej jest skorzystać ze wspomnianych już usług specjalistów lub poprosić o indywidualną interpretację. Dobrym pomysłem jest także dopisywanie do każdej faktury kosztowej numeru faktury przychodowej, której ona dotyczy. Dzięki temu łatwo będziemy w stanie powiązać poniesiony koszt z uzyskanym przychodem, wskazując, że dany wydatek dotyczy klienta X, albo klientów X, Y i Z, a może i wszystkich przychodów.

Branie faktury nie zawsze się opłaca

Szczególnie jeśli zakupy robimy przez Internet. Osoba fizyczna kupując w Internecie ma prawo zwrócić produkt bez podawania przyczyny w przeciągu 2 tygodni. Takiego prawa nie mają przedsiębiorcy. Dlatego jeśli kupisz jakiś produkt, a 3 dni później pojawi się na niego promocja -50% – trudno, przegapiłeś okazję. Jeśli zakupu dokonałbyś jako osoba fizyczna – możesz odesłać produkt i kupić go jeszcze raz w promocyjnej cenie o ile nie nosi śladów używania. Przy większych zakupach możesz pokusić się o jeszcze większą Januszerkę – możesz kupić produkt jako osoba fizyczna, a po kilku dniach testu odesłać i kolejny zakupić na FV. Najłatwiej jednak będzie po prostu napisać do sprzedawcy i spróbować się dogadać, większość z nich bez wątpienia zgodzi się na możliwość zwrotu towaru zakupionego na firmę. Poza kwestiami zwrotu warto przyjrzeć się także gwarancji – czasami kupując na firmę mamy krótszy okres gwarancji niż kupując jako osoba fizyczna.

Słowem podsumowania

Jak widać część kosztów prowadzonej działalności jest taka sama, niezależnie od tego, czy wynajmujesz biuro, czy zdecydowałeś się na pracę zdalną. Na start z pewnością najbardziej odczujesz koszty związane z dostosowaniem lokalu do roli biura, jednak rozliczając wydatki w odpowiedni sposób będziesz mógł zyskać dodatkowe środki dzięki optymalizacji podatkowej.

Oczywiście wiele kosztów firmowych zależy od rodzaju świadczonych usług i etapu rozwoju. Dla kosmetyczki bardziej oczywiste niż zakup laptopa będzie kupno sprzętu branżowego, którego tutaj nie ująłem. Dostęp do części kosztów firmowych odblokowuje nam się dopiero po zatrudnieniu pracowników, a część jest całkowicie zależna od tematyki działalności. Możemy być przecież testerem kawy, prowadzić na ten temat kanał na YT oraz bloga. W takim przypadku poza kosztami foto – wideo, laptopem i pozostałym niezbędnym sprzętem będziemy mogli w koszty firmowe wrzucić także zakup kawy. Jeśli prowadzisz działalność skierowaną do przeciętnie sytuowanych osób, a Twoje miesięczne obroty wynoszą kilka tysięcy, to raczej ciężko będzie przepchnąć lambo na leasing, ale jeśli obracasz milionami i pracujesz z klientami premium taki wydatek może być uzasadniony – dostosowujesz się bowiem do odpowiedniego poziomu.

Z tego względu wszystkie podane tutaj przykłady należy traktować bardzo ogólnie, nie są one bowiem interpretacją prawa dla każdej działalności czy poradami księgowymi i raczej odradzam cytowanie bloga w urzędzie skarbowym. Potraktuj te pomysły raczej jako inspirację czy rozjaśnienie zagadnienia. Najlepiej te mniej oczywiste koszty skonsultować z księgową lub nawet doradcą podatkowym.

  Polub też Biznesomanię na Facebooku, żeby nie przegapić kolejnych wpisów!

   

Jeśli jesteś na moim blogu po raz pierwszy to polecam zajrzeć do sekcji z pomysłami na biznes: https://biznesomania.com.pl/category/pomysly-na-biznes