Jak zwalczyć organizacyjny bałagan w firmie?

Prowadzenie firmy nie jest łatwym zajęciem, a poziom trudność wzrasta podczas pracy zdalnej. Często dobre chęci i zaangażowanie nie wystarczają, a liczba obowiązków i narastające terminy potrafią przytłoczyć nawet najlepiej zorganizowane osoby Warto mieć świadomość, że nieład organizacyjny negatywnie odbije się na dochodach, atmosferze i sprawności firmy. W tym wpisie chciałem przedstawić Ci zagadnienia,  które  wskażą metody wspierające w organizowaniu pracy sobie i zespołowi.

Jakie dokumenty musi wystawiać i gromadzić każda firma?

Budowa przewagi konkurencyjnej jest stałym procesem wymagającym ciągłego udoskonalania. Możemy obrać za cel  wyznaczanie  trendów w branży. W efekcie będziemy mogli liczyć na znacznie większe zyski, niż w przypadku walki ceną, czy szczegółami oferty. No dobrze, ale od czego zacząć dziś, żeby za kilka miesięcy wyznaczać trendy? Odpowiedź jest prosta i wyrażona w wielu powiedzeniach, takich jak „ryba psuje się od głowy” – musimy najpierw uporządkować swoje podwórko, żeby mieć spokojną głowę w działaniu na szeroką skalę.

W trakcie codziennej pracy tworzymy wiele dokumentów, a ich liczba stale rośnie. Najczęściej należą do nich między innymi różnego typy faktury, rejestry, zeznania, korespondencja z urzędami, umowy, dokumenty pracownicze, spisane procesy, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna, dane klientów, szeroko pojęty CRM czy przeróżne ewidencje. Dopełnienie tych formalności jest męczące również z tego powodu, że zazwyczaj ich rozliczenia robi się cyklicznie co miesiąc lub co kwartał.

Jak nie pogubić się w natłoku zadań, poleceń, dokumentów i wiadomości od klientów?

Mnóstwo przedsiębiorców próbuje stosować różne działania, aby nie pogubić się w natłoku zadań, wiadomości, czy dokumentów.

Często spotykane jest także korzystanie z różnych aplikacji. Większość z nich nie spełnia niestety oczekiwań czy to ze względu na rozproszenie informacji czy nieintuicyjne funkcje. Przykładem dobrego rozwiązania jest Ready_™. Jest to biznesowy panel do zarządzania firmą, dzięki któremu można zarządzać najważniejszymi elementami w firmie w postaci zdalnej. Dużym atutem tego rozwiązania jest posiadanie wszystkich cennych informacji (w tym dokumentów) w jednym miejscu, oraz sprawna komunikacja całego zespołu.

Korzystając z Ready_™ można tworzyć szablony, które zapiszesz w systemie. W przyszłości wystarczy tylko z nich skorzystać, uzupełnić dane i już – umowa gotowa. Ready_™ przechowuje wszystkie dokumenty, więc nie ma problemów z powrotem do nich oraz ich odnalezieniem. Ułatwione jest także rozliczanie umów poprzez przepisywanie kosztów faktur, a następnie stworzenie raportu finansowego. Jest to ogromne ułatwienie pracy, gdyż wyliczenia są często skomplikowane, a ich liczba jest całkiem spora.

Wszystko odbywa się w sposób elektroniczny, co jest ogromnym ułatwieniem i zmniejsza ryzyko wystąpienia kłopotów. Wyobraź sobie sytuację, w której zgubiłeś fakturę. Co wtedy? Nerwy, szukanie, zamartwianie się. Natomiast dzięki Ready_™ taka sytuacja jest niemożliwa, ponieważ w każdej chwili możesz bardzo łatwo wyszukać potrzebny dokument. Do systemu można zalogować się z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu, dzięki czemu zarządzać firmą możesz nawet z drugiego końca świata.

Jak komunikować się z zespołem asynchronicznie, w czasie pandemii lub urlopu pracowników?

Świat biznesu dąży do mieszania systemu pracy zdalnej ze stacjonarną, synchronicznej z asynchroniczną. Takie rozwiązania dają wiele korzyści, ale również wymagają zastosowania odpowiednich narzędzi i zasad. Na pomoc przychodzą rozwiązania online. Znów pomocne może okazać się Ready_™, gdzie możesz zaplanować dzień pracownikom i zobaczyć raporty z wykonanych przez nich działań. Raporty są dzielone na dzienne oraz miesięczne. Będziesz miał również wraz z pracownikami możliwość skorzystania z tablicy o nazwie Kanban, która sprawdza się idealnie do większych projektów tworzonych przez wiele osób. Pomocny jest ponadto kalendarz, charakteryzujący się przejrzystym widokiem. Projekty możesz realizować i ustalać ich szczegóły poprzez ten właśnie system.

Zdarzają się też takie sytuacje, w których pilnie musisz skontaktować się z pracownikami, albo zespół musi omówić ważną kwestię. Ready_™ umożliwia wykonywanie tych czynności bez wychodzenia z domu. Dla użytkowników dostępny jest czat, na którym można ze sobą pisać, ale także wysyłać linki do dokumentów. Będąc nawet setki kilometrów od siedziby firmy, możesz natychmiastowo dostarczyć projekt do innej osoby z zespołu. Z pewnością przyspiesza to system pracy oraz sprawia, że nie pogubisz się w natłoku zadań, o których zresztą przypomną Ci stosowne powiadomienia. Zapytać można dlaczego taki czat będzie lepszym rozwiązaniem niż mail, czy chociażby Discord. Odpowiedź tkwi w bezpieczeństwie, wewnętrzny system zabezpieczony jest przed intruzami oraz nie jest podatny na kaprysy firm zarządzających zewnętrznymi komunikatorami.

Przyszłość należy do cyfrowych firm?

Oczywiście przewidywanie przyszłości nie jest zajęciem dla nas, ale z dużym prawdopodobieństwem można odpowiedzieć twierdząco na powyższe pytanie. Świat zmierza w kierunku wygody i zazwyczaj wybiera rozwiązania, które zabierają mniej czasu i stresu. Po przeorganizowaniu firmy na zarządzanie nią online, nie tylko zyskujemy porządek w dokumentacji, komunikacji i dostęp do służbowych plików, z każdego zakątka świata, ale usprawni nam to wiele mniejszych aspektów, jak chociażby sprawdzanie listy obecności, bo wszystko zapisane będzie automatycznie w systemie.

Coraz bardziej cenione są również tak zwane biura online. Polegają one na stworzeniu struktury organizacyjnej, poprzez obsadzenie działów i stanowisk. Dzięki temu pracownicy stworzą prawdziwy zespół. Co ciekawe Ready_™ daje nawet możliwość organizowania delegacji, urlopów, czy płatności. Mówiąc wprost – jest to system dla każdego, komu zależy na dobrze zorganizowanej firmie.

Wszystkie znaki na niebie i ziemi wskazują na to, że nie zanosi się w przyszłości na odejście od pomysłu cyfrowych firm. Wręcz przeciwnie – coraz więcej przedsiębiorstw będzie chciało przestawiać się na taki system pracy, możliwe są już nawet imprezy integracyjne online, czyli escape room z poziomu komputera pracownika, dlatego właśnie teraz jest idealny moment na wdrażanie systemów zarządzania firmą i wkraczanie pełną piersią do świata cyfrowych firm.

Przeczytaj więcej o Ready_™

Źródło: Artykuł partnerski